Få styr på bilagene, før bogføringen starter.
Tracey modtager, samler og klargør kvitteringer, fakturaer og dokumenter, så de rigtige filer når frem til de rigtige personer, modparter og regnskabssystemer.
Det svære ved bogføring er sjældent selve bogføringen. Det svære er at håndtere bilagene, få dem fra de rigtige mennesker og sikre, at de ender det rigtige sted. Det er den del, Tracey er bygget til.
Regnskabssystemet skal bogføre. Tracey skal få bilagene klar.
e-conomic, Dinero, Billy og andre systemer er gode til regnskab. Men før bilaget når dertil, ligger det ofte i en mail, på en telefon, hos en kollega, i en lomme et sted eller hos modparten.
Tracey tager sig af laget før bogføringen.
Tracey modtager dokumenterne, læser hvem de handler om, tjekker om filen allerede findes og gør den klar til den rette destination, bogholder, modpart eller integration.
Tracey er bygget til danske registreringer og MitID.
Tracey lanceres først til personer, virksomheder, foreninger og private grupper med dansk registrering og verifikation gennem MitID, MitID Erhverv og CVR. Det gør identitet, modtager, virksomhed og dokumentflow lettere at forstå og kontrollere fra starten.
Start som dig selv. Tilføj de virksomheder, foreninger og grupper du er en del af.
I Tracey starter du med en personlig profil. Derefter kan du oprette eller blive tilføjet til flere destinationer: virksomheder, foreninger, klubber, private grupper, familierum eller projekter.
Du skal ikke logge ud og ind med nye brugere, hver gang du skifter rolle. Din verificerede profil følger med, når du får nye opgaver, forlader en bestyrelse, starter et selskab eller hjælper nogen tæt på dig.
Ét login, der følger med dit liv.
I dag har du måske ét selskab, hjælper i en forening, sidder i en bestyrelse eller håndterer private bilag for familien. Om et år ser det måske anderledes ud.
Tracey er lavet til netop den virkelighed. Du kan tilføje en destination, når du får en rolle, og forlade den igen, når rollen slutter — uden at miste din personlige Tracey-profil.
Tracey scanner ikke bare bilag. Tracey får dem videre til dem, der skal bruge dem.
En kvittering, faktura, reservation eller aftale handler ofte om mere end én part. Tracey hjælper med at få den rigtige kopi frem til de rigtige verificerede parter — uden endeløse mails og manuelle uploads.
Bilag kan komme fra mange steder
Upload, træk og slip, e-mail, offentlige links, kollegaer, leverandører, kunder, ægtefæller og modparter.
Tracey finder tegnene i dokumentet
Udsteder, modtager, CVR, virksomhedsnavn, e-mail, telefonnummer, betalingsmetode, dokumentnummer, beløb, destination og tidligere valg.
Tracey tjekker for dubletter
Tracey undersøger, om den samme fil allerede ligger i systemet, så du ikke skal sende, gemme og forklare det samme bilag igen.
Dokumentet forbindes til de rette parter
Dokumentet kan knyttes til personen, virksomheden, udstederen, modtageren, bidragyderen, bogholderen eller modparten.
Den rigtige kopi kan deles
Når begge sider af dokumentet er relevante, kan Tracey gøre en kopi klar til den verificerede modpart.
Godkendte bilag kan sendes videre
Når forbindelsen er godkendt, og destinationen er sat op, kan Tracey sende bilaget videre til regnskabssystemet.
Dit arbejdsbord for bilag og dokumenter.
Traceys hovedside er ikke endnu en mappe. Det er stedet, hvor du arbejder med bilagene: modtager, retter, godkender, returnerer, router og deler dem — uden at hoppe mellem flere systemer.
Træk filer direkte ind i Tracey.
Tracey scanner, identificerer udsteder og modtager, kontrollerer dubletter og klargør filerne til routing.
Samme dokumentation. Mindre manuelt arbejde for alle parter.
I dag ender begge sider af en handel ofte med hver deres fil, hver deres mailtråd og hver deres bogholderopfølgning. Tracey gør det lettere at dele og håndtere den samme dokumentation på en kontrolleret måde.
Et enkelt uploadlink gør det let for andre at sende bilag til dig, også uden en Tracey-konto.
E-mailadresser, telefonnumre, MitID-identitet, CVR-numre og navne kan bruges til at matche dokumenter med de rette parter.
Dubletkontrol mindsker risikoen for, at samme bilag bliver sendt rundt og behandlet flere gange.
Når regler og verifikation er på plads, kan udsteder eller modtager få deres egen kopi i Tracey.
Tracey kan vise, om udsteder og modtager hver især har bekræftet deres del af dokumentet.
Dokumenterne ligger i arbejdsgangen — ikke i én bestemt medarbejders indbakke.
Kollegaer, ægtefæller eller andre betroede personer kan uploade bilag til dit flow.
Godkendte bilag kan sendes videre til e-conomic, Dinero, Billy, Kompas, D365 eller andre integrationer.
Tracey viser status, næste skridt, udsteder, modtager og routing ét sted.
Din partner har kvitteringen. Tracey får den ind i dit flow.
Det er ikke altid dig selv, der står med bilaget. En livspartner, kollega eller anden betroet person kan uploade det direkte til dit Tracey-flow. Tracey tjekker filen, foreslår hvor den hører til og gør den klar til dig, bogholderen eller regnskabssystemet.
Slip for at sende bilag til én bestemt bogholders indbakke.
Bogholderen skal ikke være flaskehalsen for hver eneste fil. I Tracey inviterer du bogholderen eller firmaet én gang, og så kan de få adgang til de dokumenter, de har ret til at se.
Uden Tracey
Foto tages → mail sendes → fil downloades → regnskabssystem åbnes → fil uploades → der mangler oplysninger → en ny medarbejder spørger efter samme bilag.
Med Tracey
Bilag lander i Tracey → Tracey tjekker og forbinder dem → godkendte bilag bliver tilgængelige for bogholderen og kan sendes videre til regnskab.
Verificerede parter giver mere ro i dokumentdelingen.
Tracey bruger verificerede oplysninger til at forbinde dokumenter med de rette personer, virksomheder, destinationer og modparter.
Tracey kan bruge verificerede oplysninger
Verificeret mobilnummer, verificerede e-mailadresser, MitID-identitet, MitID Erhverv, virksomhedsnavn, CVR-nummer, kendte udstedere og modtagere, godkendte forbindelser og tidligere routingvalg.
At modtage et dokument betyder ikke, at alt skal deles frit
Nogle dokumenter kræver ekstra kontrol. Derfor arbejder Tracey med godkendelse, verifikation og adgangsstyring, så dokumenter kun kan deles, routes eller åbnes, når tilliden er på plads.
Et dokument står stærkere, når begge parter bekræfter deres del.
Et bilag er mere end en fil. Det har en afsender, en modtager, et beløb og en sammenhæng. Tracey kan styrke tilliden ved at lade begge verificerede parter bekræfte deres side af det samme dokument.
Hvem Tracey passer til
Tracey er til dem, der bruger for meget tid på bilag, før bogføringen overhovedet kan gå i gang.
Små virksomhedsejere
Til ejere, der er trætte af at lede efter kvitteringer, videresende fakturaer og huske, hvem der mangler hvad.
Bogholdere og revisorer
Til administratorer, der vil have bedre dokumentation tidligere og bruge mindre tid på at rykke for manglende bilag.
Virksomheder med bidragydere
Til virksomheder, hvor flere mennesker i praksis sidder med bilagene, som medarbejdere, kollegaer, ægtefæller eller andre hjælpere.
Privat og erhverv overlapper
Til hverdagen, hvor rejser, biler, telefoner, måltider, familie, virksomhed og private betalinger ikke altid holder sig pænt adskilt.
Ofte stillede spørgsmål
Tracey skal give mening, også første gang man ser det.
Er Tracey et regnskabssystem?
Nej. Få styr på bilagene, før bogføringen starter. Det klargør kvitteringer, filer og dokumentation, så de kan nå den rigtige bogholder, revisor, modpart eller det rigtige regnskabssystem.
Skal andre have en Tracey-konto for at sende bilag?
Ikke nødvendigvis. Du kan modtage filer via uploadlinks fra personer uden for din konto. Tracey gør dem derefter klar til gennemgang og routing.
Hvad hvis samme fil bliver uploadet flere gange?
Tracey tjekker, om filen allerede findes, så du undgår unødvendige dubletter og gentagne forespørgsler efter samme bilag.
Kan min ægtefælle eller kollega hjælpe med bilag?
Ja. Du kan tilføje bidragydere, som kan uploade bilag til dit flow. Det kan være en kollega, ægtefælle eller en anden person, du har tillid til.
Hvornår kan Tracey sende noget videre til regnskab?
Når bilaget er klart, destinationen er tilkoblet, og den nødvendige godkendelse er på plads, kan Tracey sende dokumentet videre til det tilkoblede regnskabssystem.
Hvordan gør Tracey et dokument mere troværdigt?
Tracey kan knytte et dokument til verificerede parter. Når både udsteder og modtager bekræfter deres del, kan Tracey vise, hvem der bekræftede hvad og hvornår.
Gør bilagene klar, før bogføringen begynder.
Modtag dokumenter. Genkend parterne. Undgå dubletter. Del den rigtige kopi. Invitér bogholderen én gang. Rout godkendte filer til regnskab.